Інвентаризація товарів у BAS: покроково перед закриттям року
Як провести інвентаризацію складу в BAS: заповнити документ залишками, внести факт, роздрукувати опис і оформити нестачі й лишки.
Перед річною звітністю підприємство має провести інвентаризацію, і для більшості це означає перерахувати склад. У BAS це робиться одним документом: програма сама підставить облікові залишки, вам лишається внести факт. Показуємо, як пройти весь шлях від порожнього документа до виправлених залишків.
Коли проводити
Інвентаризація перед складанням річної фінансової звітності обов'язкова (стаття 10 Закону про бухгалтерський облік, Положення про інвентаризацію № 879). Річну інвентаризацію зазвичай проводять у період до трьох місяців перед датою балансу, тобто з 1 жовтня по 31 грудня. Конкретні дати, склад комісії й перелік складів визначає наказ керівника.
Порада з практики: призначайте дату інвентаризації так, щоб на складі в цей день не було руху, а всі накладні до цієї дати вже були проведені в базі.
Як провести інвентаризацію в BAS УТП
- Створіть документ «Інвентаризація товарів на складі». У звичайному інтерфейсі його можна знайти через меню «Операції», розділ «Документи».
- Вкажіть організацію і склад. Заповніть склад комісії: голову, членів комісії й відповідального.
- Натисніть «Заповнити» і виберіть «Заповнити по залишкам на складі». Програма внесе всі товари складу з колонками «Кількість за даними обліку» та «Сума за даними обліку». Ці колонки не редагуються.
- Якщо рахуєте не весь склад, перед заповненням задайте відбір за номенклатурою чи номенклатурною групою.
- Роздрукуйте Інвентаризаційний опис (М-21) через кнопку друку і віддайте комісії для перерахунку.
- Внесіть фактичну кількість у колонку «Кількість». Колонка «Відхилення» одразу покаже різницю з обліком.
- Проведіть документ і роздрукуйте Акт інвентаризації товарів на складі для підписів.
Сам документ інвентаризації залишки не змінює. Він лише фіксує, що є насправді.
Як оформити нестачі й лишки
Розбіжності закривають двома документами, які вводяться на підставі документа інвентаризації:
- Списання товарів заповниться позиціями, де фактична кількість менша за облікову;
- Оприбуткування товарів заповниться лишками, яких на складі виявилося більше.
Після проведення цих документів залишки в базі дорівнюватимуть фактичним. Якщо частину нестачі вже списали раніше, програма врахує це і не спише вдруге.
Якщо після заповнення внесли ще накладні
Буває, що документ заповнили зранку, а потім бухгалтер провів учорашню накладну. Тоді облікові кількості в інвентаризації вже не актуальні. Виберіть у документі команду «Перезаповнити облікові кількості і суми»: облікові колонки оновляться, а внесений факт залишиться.
Як прискорити перерахунок
Коли позицій тисячі, найдовше триває саме введення факту. У документі вже є «Пошук за штрихкодом» і завантаження «З терміналу збору даних»: комісія сканує товар, а кількість потрапляє в документ без ручного набору. Ми підключимо термінал чи сканер, налаштуємо штрихкоди номенклатури і, якщо зручніше, доробимо завантаження факту з таблиці Excel. Так перерахунок великого складу йде значно швидше.
Перед закриттям року варто також перевірити, що база оновлена до актуального релізу: про це наш чек-лист перед оновленням BAS. Доробки ми переносимо разом з оновленням, тож нічого не загубиться.
Часті питання
Чому в документі немає частини товарів? Відбір під час заповнення був обмежений, або товар обліковується на іншому складі. Перевірте склад і відбір та заповніть повторно.
Чому сума за обліком відрізняється від очікуваної? Найчастіше через непроведені чи пізніше внесені документи. Допоможе перезаповнення облікових кількостей, а якщо розбіжність лишається, ми знайдемо її причину в розрахунку собівартості.
Джерела (станом на жовтень 2026):