Як у BAS зробити договір основним
Як у BAS позначити основний договір контрагента, чому програма іноді підставляє в документ інший договір і що робити, коли договорів десятки.
Коли в контрагента кілька договорів, менеджер щоразу вибирає потрібний вручну і рано чи пізно помиляється: оплата лягає не на той договір, а звірка взаєморозрахунків перестає сходитися. Основний договір вирішує це: BAS сама підставить його в нові документи. Показуємо, як його встановити і на що звернути увагу.
Що дає основний договір
Основний договір зберігається в картці контрагента. Коли ви вибираєте контрагента в замовленні, реалізації, надходженні чи платіжному документі, програма одразу заповнює поле «Договір» саме ним. Менше ручного вибору, менше помилок у взаєморозрахунках і в податкових документах.
Як встановити основний договір у BAS УТП
- Відкрийте картку контрагента.
- Перейдіть на вкладку «Рахунки й договори». Унизу буде список «Договори контрагентів».
- Виділіть потрібний договір і натисніть на панелі списку кнопку «Встановити основним».
- Основний договір у списку виділиться жирним шрифтом, а кнопка залишиться натиснутою, коли курсор стоїть на ньому.
- Натисніть «Записати» або «Записати і закрити». Поки картку не записано, зміна не збережеться.
Кнопка працює як перемикач: якщо натиснути її ще раз на основному договорі, позначка зніметься, і основного договору в контрагента не буде. Групу договорів основною зробити не можна, лише конкретний договір.
У BAS Бухгалтерія картка контрагента виглядає інакше, але принцип той самий: основний договір зберігається в картці контрагента і підставляється в нові документи. Якщо не знаходите потрібну кнопку у своїй програмі, підкажемо, де вона у вашій базі.
Чому в документ потрапив не основний договір
Найчастіше питання звучить так: «Я встановив основний договір, а програма підставляє інший». Причина майже завжди в тому, що основний договір не підходить до документа. У BAS УТП програма підставляє його, лише коли збігаються:
- організація: договір укладено від тієї організації, що вибрана в документі;
- вид договору: для продажу потрібен договір «З покупцем», для закупівлі «З постачальником»;
- валюта взаєморозрахунків, якщо документ її вимагає;
- договір не позначено на вилучення.
Якщо щось не збігається, BAS шукає інший відповідний договір цього контрагента. Тому, коли ви і продаєте, і купуєте в одного контрагента, корисно мати два договори: основний з покупцем і окремий з постачальником. Для кожного документа підставиться свій.
Коли контрагентів сотні
Вручну розставляти основні договори зручно, поки контрагентів небагато. Після перенесення даних, об’єднання баз чи завантаження з сайту часто з’ясовується, що в половини карток основного договору немає, а в іншої він вказаний від старої організації. Таке ми виправляємо обробкою за один раз: за вашими правилами (остання дата, потрібна організація, вид договору) проставимо основні договори всім контрагентам і покажемо список змін для перевірки. Працюємо на копії бази, тож робоча база в безпеці до вашого підтвердження.
Буває й навпаки: потрібно, щоб основний договір обирався автоматично, наприклад новий договір щороку ставав основним або менеджер не міг провести документ без договору. Це невелика доробка, і ми оновлюємо бази разом з доробками, тож вона не загубиться після нового релізу. Детальніше про оновлення в статті Перед оновленням BAS: чек-лист.
Основний договір і банківські виписки
Під час завантаження виписки з клієнт-банку BAS заповнює для кожного платежу контрагента і договір, а новому контрагенту одразу створює основний договір. Якщо основні договори розставлені правильно, оплати лягають на потрібні договори і їх менше доводиться виправляти вручну. Налаштування обміну з банком ми робимо під ключ: інтеграція з клієнт-банком.